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企業から採用内定の連絡がきた時、嬉しいと思う反面、すでに内定をいただいている企業に辞退の連絡をしなければいけなくなります。

嬉しい反面、気が重い作業もありますが、「終わり良ければ全て良し」ということで後々のトラブルに発展しないための内定辞退の方法についてご紹介したいと思います。具体的な事例も盛り込んでいるので早速チェックしていきましょう。

内定辞退は電話?それともメール?

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せっかくいただいた内定ですが、辞退の連絡は言いにくいもの。電話よりはメールの方が相手の声を聞かなくて済むので、メールで連絡すればいいのではと思う人もいるのではないでしょうか。

結論としては辞退の連絡はメールではなく電話がベスト!メールはこちらが送ったつもりでも、届いていませんと言われてしまったら元も子もありません。言いづらいことですが、誠実さを伝えるため、直接電話で伝えることが重要です。では、具体的にどのような点に注意して連絡したら良いかについて解説していきたいと思います。

内定辞退をする時は迅速に伝えるのが基本

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まずは、企業側が忙しいと思われる出勤直後の9時から10時、そしてお昼休憩に入る12時から14時、そして業務終了間際の17時から18時は避けるのがベター。つまり、11時から12時もしくは14時から17時の間がのぞましいです。ネガティブな内容なだけに、受け取り側が忙しい時間帯にかけてしまうと、神経を逆なでしてしまうことにもつながります。

そして大事なのが、辞退すると決めてから早めに連絡をするということです。仮に辞退交渉が難航したことを考えると、「いつ辞退をしようと思ったんですか」という企業側の問いかけに、「○週間前からです」と伝えるとタイムラグが分かってしまい、「なんでもっと早く言わなかったんですか」と言われてしまいます。

企業側がバタバタしていない時間帯に連絡するということと、決めてからすぐ伝えるという意識を持つことが重要です。

内定辞退の理由の伝え方

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辞退する理由は人それぞれですが、多くは第一志望に内定したからという理由が多いのではないでしょうか。どんな理由があるにせよ、理由を伝えるかどうかは迷うポイントですよね。

でも、聞かれる前提で理由を考えたけれど、あっさり「分かりました」と受け入れられるケースもあります。話してみないと分からない部分もあるので、聞かれたら答えるというスタンスで主旨だけ伝えるようにしましょう。

企業側は辞退する理由を求めていないのに、「競合他社に内定をいただきましたので」と伝えられたら気持ちの良いものではありません。担当者も人間ですから、あなたの大学はマナーが悪いと、来年から応募者が来たら選定の対象から外すとされてしまうケースもあるので、後輩のことも考え、節度ある態度で臨むことが重要です。

聞かれたら答える。を頭に入れながら、どのように伝えられたら「はい。分かりました」とスマートに進むのかを考え、事前に原稿を作り、練習してから本番を迎えることをおすすめします。

引き止めには毅然とした態度で

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辞退の連絡をした時に、もし引き止められたら、あなたはどうしますか。自分を求めてくれるのは悪い気持ちはしませんよね。しかし、「少し考えさせてください」と曖昧に伝えると企業側にも交渉の余地があると思われてしまうので、毅然とした態度で臨まなければいけません。

内定を出した順番などを持ち出されてしまうと、断り切れず第一志望を辞退せざるを得ないという結果にもつながってしまいます。あくまでも「お断りをする」という姿勢で連絡し、引き止められても自分の決めたことは曲げない気持ちで「辞退させていただきます」という意志を伝えましょう。

「内定辞退をする」という謝罪の意識を持って

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多くの応募者の中から企業にベストな人材を見極めるには、企業側も相当な労力がかかります。応募する側の皆さんが就職活動をしているため、自分たちが辛いと思う時もあるかも知れません。

しかし、採用する側もいろいろな角度から多角的に合否を判断しているため、人材が集中してしまった時は、苦渋の選択であなたを選んだということにもなるのです。さまざまな工程を経て、せっかく選んだ人からの辞退の連絡は悲しいですし、人事担当者もモチベーションが下がってしまう一因にもなります。

そんな背景もあるということを頭に入れた上で、自分を採用してくれた企業に感謝の気持ちと、謝罪の気持ちを伝えなくてはいけません。

ここで良く見誤ってしまうのが、内定は応募者が最終的に判断するものであって、辞退の選択は自分にあると思ってしまうことです。自分のために時間と労力を割いてくださったことに謝罪の気持ちを伝えることを忘れてはいけないのです。

辞退の連絡プラス謝罪も頭に入れて、速やかに連絡するように心がけるとトラブルを回避できるのではないでしょうか。

こんな内定辞退はNG

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最後は絶対避けたいNGの事例についてご紹介したいと思います。

辞退の連絡をしない

まずは、辞退の連絡をせず音信不通状態になってしまうケースです。これは一番、最悪なパターンと言ってもいいでしょう。何度も連絡をしてもつながらない。どのような状況かもわからないのは、社会人としてのマナー違反です。

言いづらくても、長くて10分程度で主旨は伝えられるので、きちんと伝えるようにしましょう。

嘘の理由を伝える

次は、「家族の介護をすることになった」「進学することになった」「実家に急遽帰ることになった」などの嘘をつくということです。上手に嘘をついたつもりでも、人事担当者は採用のプロ。話し方や声の調子などですぐに見透かされてしまいます。

このケースの場合、あなたが在籍している大学関係のOBやOG、そして後輩たちも同じくくりで見られてしまうので、絶対に嘘はつかないようにしましょう。内定辞退の理由は伝えることが義務ではありません。

企業の悪口を言う

最後は企業の悪口などを話すという点です。人事担当者の態度についてや、社内の雰囲気などを口にするのはもってのほか!言いたい気持ちもあるかもしれませんが、人の悪口は何も生み出さないので、端的に辞退の用件のみを伝えるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか。内定辞退の連絡は、数社受験する段階から頭に入れておいた方がいいかも知れません。あなたの価値を下げるだけでなく、大学や先輩、後輩など多くの人を巻き込んでしまう可能性もあるため、実際に辞退をする場合は数回練習をしてからかけるようにしましょう。気をつけるべきポイントを手帳に書き留めると、定期的に振り返ることも有効ですよ。

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